Если заказ отменём то обязательно в комментарии к нему прописываем причину отмены\отказа.

Чтобы вести статистику отмен, потом можно понять как сделать чтобы меньше отменяли, так же можно смотреть история клиента — например у него частые отмены, благодаря этому можно будет принять меры.